Archivierung: Auf eine CD passen 20 Aktenordner

Papierloses Arbeiten macht Unternehmen effizienter, meint der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme. Der VOI empfiehlt, eingehende Dokumente zu digitalisieren und die Bearbeitung komplett elektronisch - und damit papierlos - vorzunehmen. Damit sparen Unternehmen nicht nur Zeit bei der Bearbeitung, sie erleichtern durch eine zentrale Datenhaltung das Finden von Informationen und reduzieren den Platz für die Archivierung: Auf eine CD passen circa 10 000 Dokumente, das entspricht dem Inhalt von etwa 20 Aktenordnern.

 

"Allein durch die automatisierte Dokumentenerfassung lassen sich Personalkosten um bis zu 60 Prozent reduzieren", rechnet Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, vor. Wie Unternehmen diese Vorteile für sich nutzen können, zeigt der VOI vom 15. bis 21. März 2007 zum zweiten Mal auf einer Sonderfläche "Digitale Postbearbeitung" während der CeBIT 2007 in Hannover. Innerhalb der DMS-Area in der Halle 1 ist ein Musterbüro aufgebaut, in dem der Besucher live erleben kann, wie eingehende Dokumente digital verteilt, bearbeitet, archiviert und gegebenenfalls weiterverarbeitet werden.